Tratamiento de datos

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Marco normativo aplicable

• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales en Colombia

• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581

• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio

Circulares y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Datos proporcionados directamente por el titular

• Nombre completo y apellidos

• Número de identificación (cédula, NIT o equivalente)

• Dirección de correo electrónico corporativo o personal

• Número de teléfono fijo y/o celular

• Nombre de la empresa, cargo y sector económico

• Dirección física del lugar de trabajo o empresa

• Información de facturación y pago cuando aplique para la prestación de servicios

• Contenido de las comunicaciones enviadas a través de formularios, correo electrónico o WhatsApp

Datos recopilados automáticamente al usar el sitio web o la plataforma

• Dirección IP y datos de geolocalización aproximada

• Tipo de dispositivo, sistema operativo y versión del navegador

• Páginas visitadas, tiempo de permanencia y rutas de navegación

• Datos de inicio de sesión en la plataforma ERP: fecha, hora y dispositivo de acceso

• Cookies y tecnologías de seguimiento similares (ver artículo 9)

Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados por Intetron SAS se utilizan exclusivamente para las siguientes finalidades, en el marco de la relación comercial o precontractual establecida:

Prestación de servicios contratados

• Implementar, configurar y operar la plataforma ERP contratada

• Instalar, activar y dar soporte a sistemas de megafonía y audio evacuación

• Desarrollar, entregar y mantener software a la medida

• Gestionar cuentas de usuario, accesos y permisos en la plataforma

• Emitir facturas, gestionar cobros y registros contables

Atención al cliente y soporte técnico

• Responder consultas, solicitudes, quejas y reclamos (PQRS)

• Gestionar tickets de soporte técnico a través de la plataforma

• Coordinar visitas técnicas y mantenimientos programados

Comunicación comercial y relacional

• Enviar información sobre actualizaciones, nuevas funcionalidades o servicios relacionados

• Comunicar cambios en los términos del servicio o en la política de privacidad

• Compartir contenido educativo relevante para la gestión empresarial (boletines, artículos)

• Realizar encuestas de satisfacción para mejorar la calidad del servicio

Cumplimiento legal y protección de derechos

• Cumplir con obligaciones tributarias, contables y legales aplicables en Colombia

• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes

• Proteger los derechos e intereses legítimos de Intetron SAS

Intetron SAS aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se realiza con base en una finalidad legítima, explícita y autorizada por la ley o por el titular.

• Finalidad: los datos se recopilan con propósitos determinados, explícitos y legítimos — no se usan para fines distintos a los informados.

• Libertad: el tratamiento solo se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular o por mandato legal.

• Veracidad y calidad: los datos deben ser exactos, completos y actualizados. Intetron SAS no es responsable de la inexactitud de los datos proporcionados por el titular.

• Transparencia: el titular tiene derecho a conocer en todo momento la información sobre sus datos en poder de Intetron SAS.

• Acceso y circulación restringida: los datos solo son tratados por personas autorizadas dentro de la organización.

• Seguridad: se aplican medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción.

• Confidencialidad: el personal de Intetron SAS está obligado a guardar reserva sobre los datos tratados, incluso después de finalizada la relación laboral.

Autorización del Titular

La recopilación y tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización puede otorgarse mediante:

• Formularios en línea en intetron.co o en la plataforma ERP, a través de la casilla de aceptación de política de datos

• Contrato escrito de servicios firmado por el titular o su representante legal

• Correo electrónico en el que el titular solicita o acepta los servicios de Intetron SAS

• Conductas inequívocas que permitan concluir que el titular otorgó su autorización, conforme al artículo 7 de la Ley 1581

Intetron SAS conserva registro de las autorizaciones otorgadas por sus titulares como parte de su programa de gestión de datos personales.

Transferencia y Transmisión de Datos

Intetron SAS no vende, arrienda ni comercializa datos personales. Los datos pueden ser compartidos en los siguientes casos:

• Con proveedores de infraestructura tecnológica (servidores en la nube, servicios de hosting) que actúan como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.

• Con aliados comerciales que prestan servicios complementarios necesarios para la ejecución del contrato, bajo la misma obligación de confidencialidad.

• Con autoridades judiciales, administrativas o fiscales, cuando exista obligación legal o requerimiento formal.

• Con terceros cuando el titular haya dado autorización expresa para ello.

En los casos de transmisión de datos a encargados del tratamiento, Intetron SAS suscribe los contratos o cláusulas que garantizan el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales en poder de Intetron SAS

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos

• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales

• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que sus derechos han sido vulnerados

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios y derechos previstos en la ley

• Acceder de forma gratuita a sus datos que hayan sido objeto de tratamiento

• Oponerse al tratamiento de sus datos para fines de marketing o comunicaciones comerciales

¿Cómo ejercer sus derechos?

Envíe su solicitud escrita a direccion.general@intetron.co indicando: nombre completo, número de identificación, descripción de la solicitud o reclamo, y documentos de soporte si aplica.

Intetron SAS responderá dentro de los plazos legales establecidos: 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos (prorrogables conforme a la ley).

Conservación y Supresión de Datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, y en todo caso:

• Durante la vigencia del contrato o relación comercial con el titular

• Por el tiempo adicional requerido para cumplir obligaciones legales, contables o tributarias (mínimo 5 años para documentos contables según el Código de Comercio colombiano)

• Hasta que el titular solicite formalmente la supresión de sus datos, siempre que no exista obligación legal que impida su eliminación

Una vez vencidos los plazos de conservación, Intetron SAS procederá a la eliminación segura de los datos o a su anonimización irreversible.

Cookies y Tecnologías de Seguimiento

El sitio web intetron.co utiliza cookies y tecnologías similares para los siguientes propósitos:

Cookies estrictamente necesarias

Permiten el funcionamiento básico del sitio web. Sin ellas, el sitio no puede operar correctamente. No requieren consentimiento.

Cookies de rendimiento y analítica

Recopilan información anónima sobre cómo los visitantes usan el sitio (páginas visitadas, tiempo de permanencia, fuente de tráfico). Se usan exclusivamente para mejorar la experiencia del usuario. Herramientas utilizadas: Google Analytics 4.

Cookies de funcionalidad

Almacenan preferencias del usuario (idioma, región) para personalizar la experiencia de navegación.

El usuario puede configurar su navegador para rechazar todas las cookies o para recibir una alerta cuando se instala una cookie. La desactivación de cookies puede afectar el funcionamiento de algunas secciones del sitio.

Seguridad de la Información

Intetron SAS implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado de comunicaciones mediante protocolos seguros (HTTPS/TLS)

• Control de acceso basado en roles dentro de la plataforma ERP

• Gestión de contraseñas con políticas de complejidad y cambio periódico

• Respaldo periódico de bases de datos en entornos seguros

• Acuerdos de confidencialidad con el personal que accede a datos personales

• Procedimiento de respuesta ante incidentes de seguridad de datos

En caso de que ocurra un incidente que afecte los datos personales de los titulares, Intetron SAS lo comunicará a la SIC y a los afectados en los plazos y condiciones establecidos por la normativa vigente.

Actualización de la Política de Privacidad

Esta política puede ser actualizada en cualquier momento por Intetron SAS. Los cambios significativos se comunicarán a los titulares a través del correo electrónico registrado o mediante aviso destacado en intetron.co con al menos 10 días de anticipación a su entrada en vigencia.

La versión vigente siempre estará disponible en intetron.co/politica-de-privacidad/

Última actualización: Marzo de 2026. Esta versión reemplaza todas las versiones anteriores.

Autoridad de Control

La autoridad competente en materia de protección de datos personales en Colombia es la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Dirección: Cra 13 No. 27-00, Bogotá D.C.

• Línea gratuita: 018000 910165

• Sitio web: www.sic.gov.co

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y SERVICIOS

Estos Términos y Condiciones regulan el uso del sitio web intetron.co, la plataforma ERP, los sistemas de megafonía y audio evacuación, el software desarrollado a la medida, y cualquier otro servicio prestado por Intetron SAS. Al acceder al sitio web o contratar cualquiera de los servicios, el usuario acepta estos términos en su totalidad.

Definiciones

Para los efectos de estos Términos y Condiciones, se entiende por:

• Intetron SAS o “la Empresa”: sociedad responsable de los servicios descritos en este documento, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

• Usuario o Cliente: persona natural o jurídica que accede al sitio web, contrata o usa cualquiera de los servicios de Intetron SAS.

• Plataforma ERP: sistema de planificación de recursos empresariales desarrollado y/o distribuido por Intetron SAS, accesible vía web o aplicación.

• Servicios: conjunto de soluciones tecnológicas ofrecidas por Intetron SAS, incluyendo software ERP, sistemas de megafonía, audio evacuación, software a la medida y servicios de soporte técnico.

• Contenido: textos, imágenes, logotipos, marcas, videos, diseños y cualquier otro material disponible en intetron.co.

• Datos personales: toda información que permita identificar o hacer identificable a una persona natural, conforme a la Ley 1581 de 2012.

Aceptación de los Términos

El uso del sitio web intetron.co o la contratación de cualquier servicio de Intetron SAS implica la aceptación plena e incondicional de estos Términos y Condiciones. Si el usuario no está de acuerdo con alguno de estos términos, debe abstenerse de usar el sitio o contratar los servicios.

Intetron SAS se reserva el derecho de modificar estos términos en cualquier momento. Los cambios entrarán en vigor a partir de su publicación en intetron.co. El uso continuado del sitio o los servicios después de la publicación de los cambios constituye aceptación de los nuevos términos.

Servicios Ofrecidos

3.1 Plataforma ERP

Intetron SAS ofrece una plataforma de gestión empresarial en la nube que incluye, entre otros, módulos de CRM, inventario y logística, compras, talento humano, finanzas y facturación, y gestión de tickets. Las características específicas, módulos disponibles y condiciones de uso están definidas en el contrato de servicios suscrito con cada cliente.

3.2 Sistemas de Megafonía y Audio Evacuación

Intetron SAS diseña, suministra, instala y mantiene sistemas de megafonía, comunicación institucional y audio evacuación. Los trabajos de instalación física se rigen por las especificaciones técnicas del proyecto, los requisitos de la normativa NSR-10 aplicable y los términos del contrato de obra o servicios correspondiente.

3.3 Software a la Medida

El desarrollo de software personalizado se rige por el alcance, los entregables y las condiciones definidas en el contrato de desarrollo suscrito entre el cliente e Intetron SAS. Los derechos de propiedad intelectual sobre el software desarrollado serán los acordados en dicho contrato.

3.4 Soporte técnico

Intetron SAS ofrece soporte técnico a través del sistema de tickets disponible en intetron.co/tickets/ y a través de los canales de contacto habilitados. Los niveles de servicio (SLA), tiempos de respuesta y condiciones del soporte estarán definidos en el contrato de servicios correspondiente.

Obligaciones del Usuario o Cliente

Al usar los servicios de Intetron SAS, el usuario o cliente se compromete a:

• Proporcionar información veraz, exacta y actualizada durante el proceso de contratación y durante la vigencia del servicio

• Usar los servicios y la plataforma ERP exclusivamente para los fines lícitos acordados en el contrato

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso a la plataforma y no compartirlas con terceros no autorizados

• No intentar vulnerar la seguridad, integridad o disponibilidad de la plataforma o de los sistemas de Intetron SAS

• No reproducir, distribuir, modificar ni explotar comercialmente el contenido del sitio web o el software de Intetron SAS sin autorización expresa

• Notificar de inmediato a Intetron SAS cualquier uso no autorizado de sus credenciales o incidente de seguridad que detecte

• Cumplir con las leyes colombianas aplicables en el uso de los servicios

• Pagar oportunamente los valores acordados en el contrato de servicios

Propiedad Intelectual

Todo el contenido del sitio web intetron.co, incluyendo textos, imágenes, logotipos, marcas, diseños gráficos y código fuente, es propiedad de Intetron SAS o sus licenciantes y está protegido por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual.

El software ERP y los sistemas desarrollados por Intetron SAS son propiedad intelectual de la compañía. El cliente adquiere una licencia de uso según las condiciones del contrato, sin que esto implique transferencia de derechos de propiedad intelectual, salvo pacto expreso en contrario.

En el caso del software desarrollado a la medida, los derechos de propiedad intelectual serán definidos expresamente en el contrato de desarrollo correspondiente.

Disponibilidad del Servicio y Mantenimiento

Intetron SAS realizará los esfuerzos razonables para mantener el sitio web y la plataforma ERP disponibles de forma continua. Sin embargo, no garantiza una disponibilidad del 100% y no será responsable por interrupciones causadas por:

• Mantenimientos programados, previamente comunicados al cliente

• Fallos de infraestructura de terceros proveedores (servicios de nube, conectividad)

• Fuerza mayor, caso fortuito o causas ajenas al control razonable de Intetron SAS

• Acciones de terceros como ataques informáticos externos

Los mantenimientos programados se comunicarán con un mínimo de 24 horas de anticipación a través de los canales de contacto del cliente.

Limitación de Responsabilidad

Intetron SAS no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes que resulten del uso o la imposibilidad de uso de los servicios, incluyendo pérdida de datos, pérdida de ingresos o interrupción del negocio, salvo que dichos daños sean atribuibles a dolo o culpa grave de Intetron SAS.

La responsabilidad total de Intetron SAS frente al cliente, por cualquier causa, no podrá exceder el valor total pagado por el cliente en los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que origina la reclamación, salvo lo expresamente acordado en el contrato.

Intetron SAS no se hace responsable por el contenido de sitios web de terceros a los que se pueda acceder mediante enlaces desde intetron.co.

Confidencialidad

Intetron SAS y el cliente se comprometen a mantener la confidencialidad de la información que sea designada como confidencial o que por su naturaleza deba entenderse como tal, incluyendo información comercial, técnica, financiera o de clientes.

Esta obligación de confidencialidad se extiende por un período de dos (2) años después de la terminación de la relación comercial, salvo que las partes acuerden un plazo diferente en el contrato de servicios.

Facturación, Pagos y Cancelación

*Facturación

Los precios, periodicidad de facturación y condiciones de pago están definidos en el contrato o propuesta comercial aceptada por el cliente. Intetron SAS emite facturas electrónicas conforme a la regulación tributaria colombiana.

*Mora

El incumplimiento en el pago dentro de los plazos acordados faculta a Intetron SAS para suspender el acceso a los servicios previa notificación al cliente, sin que ello genere responsabilidad por parte de la empresa.

*Cancelación y terminación

Las condiciones de cancelación, terminación anticipada y consecuencias de la misma están definidas en el contrato de servicios. La cancelación de la suscripción no da derecho a reembolso de los valores ya pagados, salvo acuerdo expreso entre las partes.

Uso Aceptable de la Plataforma

Queda expresamente prohibido el uso de la plataforma ERP o cualquier servicio de Intetron SAS para:

• Actividades ilegales o contrarias al orden público colombiano

• Almacenar, procesar o transmitir contenido que vulnere derechos de terceros

• Intentar acceder a sistemas, cuentas o datos de otros clientes de Intetron SAS

• Realizar ingeniería inversa, descompilar o modificar el software sin autorización

• Introducir virus, malware u otros elementos dañinos en la plataforma

• Sobrecargar deliberadamente la infraestructura de Intetron SAS

El incumplimiento de estas restricciones faculta a Intetron SAS para suspender o terminar el servicio de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

Protección de Datos Personales

El tratamiento de datos personales por parte de Intetron SAS se rige por la Política de Privacidad descrita en la Parte 1 de este documento y por la Ley 1581 de 2012. El cliente, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos de sus propios usuarios dentro de la plataforma ERP, declara contar con las autorizaciones necesarias para el tratamiento de dichos datos.

Modificaciones al Servicio

Intetron SAS puede modificar, actualizar o descontinuar funcionalidades de sus servicios en cualquier momento, notificando al cliente con un mínimo de 30 días de anticipación cuando los cambios sean sustanciales y puedan afectar el uso normal del servicio.

Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para la resolución de cualquier controversia derivada de su interpretación, ejecución o incumplimiento, las partes se someten, en primer lugar, a un mecanismo de solución directa de 15 días hábiles. Si no hay acuerdo, se acudirá a los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, en los términos del Código General del Proceso.

Vigencia

Estos Términos y Condiciones entran en vigencia el 1 de marzo de 2026 y reemplazan todas las versiones anteriores. Permanecerán vigentes hasta tanto Intetron SAS publique una versión actualizada en intetron.co.

Versión vigente: Marzo de 2026  ·  Intetron SAS  ·  Bogotá D.C., Colombia